Сжатие Outlook PST файла

MS Outlook — полезное программное обеспечение для работы с электронной почтой., отслеживание личного расписания и важных дат, хранение контактной информации, а также другую важную информацию. Чем больше вы полагаетесь на это, тем больше вы беспокоитесь о сохранности данных, которые храните.

ответ на вопрос

4 Morten Kirsbo 2015-08-07 в 07:42

В конечном итоге файл будет автоматически уменьшен в размерах («сжатым») Outlook, если вы оставите компьютер без работы с открытым Outlook и загруженным PST.

Вы также можете сделать это вручную, хотя. Я немного отредактировал следующее руководство от MS. Вы можете проверить все руководство здесь

Уменьшите размер файла данных Outlook (PST) вручную.

Если вы удаляете элементы из файла данных Outlook (PST), файл автоматически сжимается в фоновом режиме, когда вы не используете свой компьютер, а Outlook работает. Вы также можете вручную запустить команду сжатия немедленно.

  1. Удалите все элементы, которые вы не хотите хранить.

  2. Откройте представление списка папок. В нижней части панели навигации щелкните значок списка папок или нажмите CTRL + 6.

  3. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку «Удаленные» и выберите «Очистить папку».

  4. Перейдите на вкладку «Файл».

  5. Нажмите Настройки учетной записи, а затем нажмите Настройки учетной записи.

  6. На вкладке «Файлы данных» выберите файл данных, который вы хотите сжать, и нажмите «Настройки».

  7. Нажмите Компакт сейчас.

ОБНОВИТЬ:

Хотя вышеперечисленное должно работать в большинстве случаев, в данном конкретном случае это не работает. Возможно, файл PST поврежден. Microsoft предлагает попытаться исправить это, запустив средство восстановления папки «Входящие» «».

Эту утилиту можно найти в разных местах в зависимости от версии Windows (32- или 64-разрядной), а также версии Office:

Outlook 2013

  • 32-разрядная версия Windows C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15
  • 64-разрядная версия Windows C: \ Program Files (x86) \ Microsoft Office \ Office15
  • 64-разрядная версия Outlook C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15

Outlook 2010

  • 32-разрядная версия Windows C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office14
  • 64-разрядная версия Windows C: \ Program Files (x86) \ Microsoft Office \ Office14
  • 64-разрядная версия Outlook C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office14

Outlook 2007

  • 32-разрядная версия Windows C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office12
  • 64-разрядная версия Windows C: \ Program Files (x86) \ Microsoft Office \ Office12

В папке, соответствующей вашей версии Windows / Office, будет находиться файл «». Просто дважды щелкните, перейдите к файлу PST и нажмите «Пуск» (не забудьте закрыть Outlook перед этим).

После завершения работы инструмента закройте его, снова откройте Outlook и повторите процедуру сжатия, описанную выше.

5 комментариев Спасибо Мортен, завершил все шаги, но все равно 5 ГБ. user1032531 5 лет назад Это очень странно. Боюсь, у меня больше нет советов — единственное, о чем я могу подумать, — возможно, ваш почтовый ящик действительно имеет 5 ГБ. Это будут в основном электронные письма с вложениями, которые занимают место, так что, возможно, электронные письма, которые были удалены, а не вложенные. Это длинный выстрел, извините, я не могу больше помочь. Morten Kirsbo 5 лет назад Спасибо Мортен, да, странно! Файлы с большими вложениями были удалены в первую очередь, так что это не так. Я обновил свой оригинальный пост, чтобы показать фактический размер. user1032531 5 лет назад Я думаю, что ваш файл PST может быть поврежден. Я обновил свой ответ инструкциями по сканированию и исправлению файла с помощью средства восстановления входящих сообщений Microsoft (). После запуска приложения необходимо повторить процедуру сжатия. Не уверен, что это сработает, но, безусловно, стоит попробовать. Morten Kirsbo 5 лет назад Стоит отметить: сделайте резервную копию PST-файла перед запуском Приложение не должно ничего ломать, но вы никогда не знаете! Morten Kirsbo 5 лет назад Комментировать

ответ на вопрос

Достигнут максимально допустимый размер хранилища сообщений в Outlook

Добрый день уважаемые читатели и подписчики блога, не так давно мы с вами рассматривали смену >

Читайте также:  Настройка Active Directory Domain Services

Вот таким образом выглядит ошибка 0x5004060C. Вам сразу намекают, что необходимо уменьшить объем данных в хранилище сообщений, выделением и удалением не нужных сообщений с помощью комбинации Shift+Del. Но согласитесь, что у рядового пользователя, встает вопрос, что это за хранилище.

Если закрыть данное окно, то вам могут предложить выполнить очистку почтового ящика, и тут уже все начинает складываться по своим полочкам, под хранилищем понимается ваш профиль outlook, это либо pst и ost файл.

Тут у вас два варианта:

  • Произвести очистку удаленных сообщений, делается это одной кнопкой, но иногда этого может не хватить, так как писем может не быть.
  • Произвести архивирование почтового ящика, тут вы выделяете либо по размеру, либо по дате получения письма и начинаете создавать архив. Архивация создаст отдельный pst файл, в который будет помещены все письма по определенному критерию, процесс этот не скорый и зависит от вашего жесткого диска и количества писем.

Если удаление не даст особого эффекта, то советую произвести сжатие в outlook,

Найдите самые большие электронные письма в ваших папках Outlook

Чтобы Outlook собрал все самые большие электронные письма во всех ваших папках:

  1. Выберите  Поиск текущего почтового ящика  текстовое поле или нажмите  Ctrl + E .

  2. Перейдите на вкладку Поиск .

  3. В группе « Параметры » выберите « Инструменты поиска»  > « Расширенный поиск» .

  4. В диалоговом окне « Расширенный поиск » выберите стрелку раскрывающегося списка « Взгляд» и выберите « Сообщения» .

  5. Чтобы найти больше папок, чем в папке «Входящие» (или в той папке, которая в данный момент открыта в главном окне Outlook), выберите « Обзор» . Установите флажок рядом с папками, которые вы хотите найти, и установите флажок Поиск подпапок . Выберите ОК .

  6. В диалоговом окне « Расширенный поиск » перейдите на  вкладку «  Дополнительные параметры ».

  7. Нажмите стрелку раскрывающегося списка « Размер (килобайты)» , выберите « больше чем» , затем введите размер (например, 5000 для папок размером более 5 МБ).

  8. Выберите Найти сейчас .

  9. Дважды щелкните сообщение, чтобы открыть его и обрабатывать его так, как считаете нужным. Или выберите Удалить в результатах поиска, чтобы сразу удалить любое сообщение.

Разделение файла на части

Чтобы отослать файл по обычной электронной почте, не прибегая к использованию онлайн-сервисами, придется разделить его на части с помощью архиватора. Для примера, воспользуемся программой 7-Zip — пожалуй самым лучшим на сегодня архиватором из числа бесплатных.

Читайте также:  Как можно обновить Windows 10 Home до версии Pro, способы установки

После установки программы в контекстном меню, появляющемся при нажатии правой клавиши мыши на файле, добавляются команды для работы с архиватором. Есть там и команда «Сжать и отправить по email…».

Используйте специальную опцию «Разбить на тома размером (в байтах)». Укажите размер частей в 10 Мб, как на рисунке. Если ограничение письма еще меньше, то разбейте файл на части поменьше, например, 1.4 Мб (как флопи-дискета) и шлите их разными письмами по два или три — как лимит позволит.

Если лимит письма на сервере, на котором у вашего адресата есть учетная запись, составляет 10 Мб, то разбивать файл вы должны на части не более 8-9 Мб. Причина — при формировании письмо с вложением также добавляется различная техническая информация, которая также увеличивает размер сообщения. Если выбрать файл, размер которого будет равен лимиту, то общий размер письма будет превышать максимально допустимый и сервер его принять не сможет. Именно для этого следует снизить максимальный размер тона примерно на 10%, чтобы создать запас для технических данных.

При разбиении файла 7-Zip учитывайте, что не все форматы архива позволяют разбивать файл на части. Мне, например, потребовалось выбрать формат «tar». Только тогда разбиение файла на части состоялось без ошибок. Ну и разумеется, что ваш адресат должен иметь программу 7-Zip, чтобы обратно собрать полученный файл воедино!

# # #

Итак, самый простой и удобный способ отправки большого файла — воспользоваться сервисом Mozilla Send. Ссылку из него можно отправить по электронной почте. Так же можно воспользоваться облачным хранилищем сервиса Яндекс или Google. Чуть сложнее — загрузить файл в облачное хранилище: Dropbox, OneDrive, Google Drive или и отослать адресату ссылку на него.

Способ с разбиением файла на части сопряжен с небольшими проблемами, которые возникнут с его сборкой у принимающей стороны. Зато он универсален и не привязывает вас к онлайн-сервисам.

Также стоит обратить внимание на лимиты облачных сервисов. Многие также используют лимиты на загружаемый файл. Некоторые сервисы запрещают загружать файлы более 3 или 10 гигабайт, а другие таких ограничений не вводят. Потому при использовании облачного хранилища необходимо узнать его лимиты и удостовериться в том, что передаваемый файл не превышает их.

iCloud Mail Drop: использовать с Apple Mail

Если вы хотите отправлять большие файлы по электронной почте, вы можете использовать функцию iCloud Mail Drop. Когда вы отправляете электронное письмо размером более 20 МБ, автоматически включается Mail Drop. Вместо отправки файла через почтовый сервер Apple, он загружает файл в iCloud и публикует ссылку или предварительный просмотр для ваших получателей. Ссылка временная и будет истекает через 30 дней.

Если у получателя также есть macOS или более поздняя версия, вложение автоматически загружается в фоновом режиме. И если вы отправляете его другому провайдеру электронной почты, в сообщении указывается дата истечения срока действия файла и Нажмите, чтобы загрузить ссылка на сайт.

С помощью Mail Drop вы можете отправлять большие файлы размером до 5 ГБ. Вы можете отправлять их из Apple Mail, приложения Mail на iOS и на Mac и ПК. Mail Drop поддерживает все типы файлов и вложений, которые не учитываются в вашем хранилище iCloud. Для получения дополнительной информации см. Страницу «Ограничения на удаление почты» от Apple.

Формат сообщения

Сохранение элемента в формате сообщения (.MSG) позволяет создать его полную автономную копию. То есть пользователю не требуется загружать Outlook для просмотра данного сообщения, . достаточно в Проводнике Windows дважды щелкнуть по имени файла — и откроется полноценная версия элемента, с которым можно работать, как будто вы находитесь в приложении Outlook (кстати, неявно он все равно запускается).

Более того, этот формат является универсальным для всех элементов Outlook. Иными словами, если вы сохранили элемент Заметка (Note) в формате сообщения, при последующем открытии созданного файла вам откроется форма заметки, причем все ее информационные поля сохранят свои значения.

Сохранение отдельных элементов в данном формате позволяет быстро и надежно переносить информацию Outlook с одного компьютера на другой.

Другие статьи базы знаний

Как остановить синхронизацию папок в Outlook 2016 Февраль 22, 2021 Когда вы запускаете Outlook, он начинает синхронизацию почты автоматически. Он получает и отправляет его, и ПодробнееMicrosoft Outlook не реализован Февраль 15, 2021 Иногда, эта ошибка почтового клиента может нарушить вашу работу. Может появиться в любой момент. ПодробнееПроверка орфографии в Outlook не работает Февраль 8, 2021 Безупречная грамматика имеет решающее значение для профессионального общения. К счастью, почтовые системы могут автоматически проверять ваш текст. ПодробнееИспользование эмодзи в Outlook: Поддерживаемые версии & Как их добавить Февраль 1, 2021 С ростом популярности мессенджеров, смайлики теперь широко используются для придания эмоциональной окраски ПодробнееЗаблокированное вложение Outlook Января 4, 2021 Как известно, электронные письма могут содержать вирусы.. Вложения могут быть вредоносными, и пользователи Подробнее

Как заархивировать письма

Архивация в Outlook — это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл). Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.

Автоматическая архивация

По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.

Таблица: срок хранения различных данных в Outlook

После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:\User\Название_учетной_записи\Documents\Outlook Files\

Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:

Ручная архивация

При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.